Áp Dụng Quy Trình 5S

      Tổ chức, sắp xếp môi trường làm việc hiệu quả và tiêu chuẩn hoá các qui trình, thủ tục làm việc.

      Dựa vào các từ ngữ của Nhật bắt đầu bằng ‘S’, triết lý 5S tập trung vào việc tổ chức, sắp xếp môi trường làm việc hiệu quả và tiêu chuẩn hoá các qui trình, thủ tục làm việc. Chương trình 5S giúp đơn giản hoá môi trường làm việc, giảm thiểu các hoạt động thừa thải không cần thiết, đồng thời giúp tăng cường hiệu quả của chất lượng và sự an toàn.

      Hiện nay hầu hết các nhà máy sản xuất ở nhiều lĩnh vực khác nhau đã áp dụng quy trình 5S tại nơi làm việc của mình, có những nơi làm rất tốt ví dụ như những nhà máy đầu tư từ Nhật Bản tuy nhiên cũng có nhiều nhà máy áp dụng không thành công quy trình 5S. Chúng tôi nêu ra đây một vài phương pháp có thể áp dụng tốt quy trình 5S:

      1. Không nên áp dụng 5S chung chung trong nhà máy mà cần phải khoanh vùng khu vực áp dụng.

      2. Thành lập những nhóm 5S thực hiện thi đua hàng tuần.

      3. Cụ thể hóa các hành động bằng hình ảnh.

      4. Giáo dục tốt cho tất cả mọi người về 5S.

      5. Tất cả mọi người cùng tham gia.

      6. Luôn tìm cách hâm nóng tinh thần 5S trong nhà máy.

      Dưới đây là những định nghĩa và chi tiết của từng “S” trong quy trình 5S:

      Sàng Lọc (Seiri): 'S' đầu tiên tập trung loại bỏ những vật không cần thiết trong môi trường làm việc. Phương pháp nhận thấy hiệu quả nhất trong việc xác định những thứ không cần thiết là đính thẻ đỏ lên đó. Thẻ đỏ dán trên tất cả những vật dụng không cần thiết trong công việc hiện tại của Quí vị. Những vật này sau đó nên được di dời đến một khu vực tập trung. Qui trình này giúp đánh giá lại những vật được đánh dấu đỏ, thỉnh thoảng những vật dụng đã & sẽ cần dùng đến nên chuyển đến khu vực kho lưu bên ngoài khu vực sản xuất và sắp xếp ngăn nắp hơn; và nên vứt bỏ những thứ không cần dùng đến. Sàng lọc là cách tuyệt vời giúp tạo không gian nhà xưởng thoáng hơn & loại trừ những vật dụng như các công cụ bị hư, bị hỏng; đồ vật, gá lắp quá hạn và bị pha trộn lẫn lộn; vật phế thải và các nguyên liệu dư thừa. Qui trình sàng lọc còn giúp ngăn ngừa trạng thái công việc mang tính phòng hờ (bất chợt).

      Sắp Xếp ­(Seiton): là 'S' thứ hai trong 5Ss, tập trung vào phương pháp lưu giữ hiệu quả. Quí vị phải tự hỏi mình những câu hỏi sau đây: Tôi cần làm gì để thực hiện được công việc của mình? Tôi cần phải sắp xếp thứ này ở đâu? Bao nhiêu thứ trong những thứ này tôi thật sự cần đến? Các chiến lược để sắp xếp có hiệu quả là: sơn trên sàn nhà; kẽ vạch các khu vực làm việc và các địa điểm; bảng dự phòng; và kệ tủ có ngăn kéo phù hợp cho những vật dụng cần dùng như: thùng rác, chổi, dẻ lau, và xô. Thử nghĩ xem Quí vị phải mất bao nhiêu thời gian để đi tìm cây chổi? Chổi quét nên để ở khu vực, vị trí qui định cụ thể nơi mà tất cả nhân viên đều có thể tìm thấy. "Cần phải có nơi để để các vật dụng và các vật dụng cần phải để đúng nơi của nó".

      Sạch Sẽ (Seiso): Khi Quí vị đã loại các thứ bừa bộn & tạp nhạp gây trở ngại trong khu vực làm việc của Quí vị, và Quí vị đã xác định sắp xếp những thứ cần thiết đâu vào đấy, thì bước kế tiếp là nên vệ sinh kỹ lưỡng khu vực làm việc. Công tác làm vệ sinh hàng ngày là yêu cầu cần thiết để duy trì sự cải tiến. Công nhân nên cảm thấy tự hào khi vệ sinh và sắp xếp gọn gàng khu vực làm việc của mình và bước Sạch Sẽ sẽ giúp tạo nên tinh thần tự sở hữu các thiết bị và cơ sở vật chất trong môi trường làm việc của mình. Công nhân cũng sẽ bắt đầu lưu ý những thay đổi trong thiết bị cơ sở vật chất như không khí, dầu máy và sự rò rỉ dầu máy, sự nhiễm bẩn lặp đi lặp lại, sự rung động, bể, vỡ, mệt mỏi, sự không liên kết, không thẳng hàng. Những sự thay đổi này mà không có sự chăm sóc kịp thời sẽ làm cho máy móc hư hỏng và mất năng suất. Cả hai cộng lại sẽ ảnh hưởng đến điểm cốt yếu của doanh nghiệp.

      Săn Sóc (Seiketsu): Khi đã thực hiện được 3S đầu rồi, Quí vị nên tập trung chuẩn hoá những thông lệ, thói quen tốt trong khu vực làm việc. Cho phép nhân viên của Quí vị tham gia triển khai những tiêu chuẩn như vậy. Họ là yếu tố quan trọng & quí giá nhưng thừơng bị bỏ quên không được cung cấp đầy đủ những thông tin liên quan đến công việc của mình.

      Sẵn Sàng (Shitsuke): Đến đây thì 'S' cuối cùng này là 'S' khó thực hiện & khó đạt được nhất. Bản chất của con người là thường cưỡng lại sự thay đổi & có nhiều tổ chức sau khi cố gắng áp dụng chương trình 5s, sau vài tháng lại chợt nhận ra rằng mình đang ở trong một cửa hàng bừa bộn, dơ bẩn trở lại. Như vậy, sự việc thường có khuynh hướng quay trở lại trạng thái cũ và cảm thấy thoải mái khi làm việc "theo cách cũ". Sẵn sàng là duy trì tập trung xác định trạng thái mới và tiêu chuẩn để sắp xếp, tổ chức môi trường làm việc thường xuyên.

Nguồn: http://sites.google.com/site/xuanld/tin?tmpl=/system/app/templates/print/